La cuenta atrás para la factura electrónica obligatoria ya ha comenzado. A partir de 2026, todas las empresas y profesionales deberán adaptarse a un sistema que busca poner fin a las facturas manipuladas y al uso de programas que permiten ocultar ventas o alterar los libros contables. La Dirección General de Tributos (DGT) ha publicado recientemente una serie de aclaraciones que despejan algunas dudas frecuentes en torno a esta transición.
El origen: una ley contra el fraude fiscal
La medida viene de la Ley 11/2021, aprobada para reforzar la lucha contra el fraude. La norma obliga a que todos los programas de facturación, contabilidad y gestión cumplan con garantías muy concretas: los datos deben ser íntegros, accesibles, legibles, trazables e inalterables. En otras palabras, no podrán borrarse, cambiarse o desaparecer sin dejar rastro.
Con ello, Hacienda quiere eliminar los llamados “software de doble uso”, que permiten a algunos negocios llevar una contabilidad oculta o falsear facturas.
Fechas clave en el calendario
El desarrollo técnico de la norma se cerró con el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, que detallan cómo deben certificarse los programas. A partir de ahí, los plazos son los siguientes:
- 28 de julio de 2025: los fabricantes y comercializadores de software deben tener sus programas ya adaptados y certificados.
- 1 de enero de 2026: las empresas que tributan por el Impuesto de Sociedades deberán usar exclusivamente facturación electrónica.
- 1 de julio de 2026: la obligación se amplía al resto de empresas y autónomos.
¿Y si todavía uso hojas de cálculo?
Una de las preguntas más comunes es si una hoja de cálculo puede considerarse programa de facturación. La DGT aclara que dependerá de su uso: si sirve para registrar, conservar o procesar datos de facturación, podría entrar en la definición de “sistema de facturación” y, por tanto, estar sujeta a la normativa.
Esto significa que incluso quienes gestionen sus facturas con herramientas aparentemente básicas deberán garantizar que cumplen los requisitos de trazabilidad y seguridad.
Programas antiguos y contratos de mantenimiento
Otro punto delicado es qué pasa con los programas que ya se estaban usando antes de que se publicara la normativa técnica. La respuesta es clara: también deberán adaptarse. No importa si se trata de un software antiguo o incluido en contratos de mantenimiento firmados hace años; cuando llegue la fecha límite, deberá cumplir con los nuevos estándares.
Modificaciones sí, pero con rastro
La ley no prohíbe modificar o incluso eliminar registros, siempre que se haga de manera transparente. Es decir, cualquier cambio debe quedar anotado en el sistema con su trazabilidad correspondiente.
Los programas deberán garantizar que cada registro de facturación esté encadenado con el anterior, de manera que los inspectores de Hacienda puedan seguir el rastro desde la primera hasta la última factura sin posibilidad de manipulación oculta.
Qué verá Hacienda
Otra duda frecuente es si los inspectores deben acceder a los datos directamente en el programa o si basta con una exportación. La normativa permite ambas vías: los sistemas deben poder mostrar la información internamente o generar un archivo estándar en el momento de la inspección.
Un reto para empresas y autónomos
La implantación de la factura electrónica supondrá un cambio profundo en la forma de trabajar de muchas pymes y autónomos que todavía recurren a métodos sencillos para llevar sus cuentas. Aunque la normativa persigue un objetivo claro —garantizar la transparencia y reducir el fraude—, también obligará a una inversión en software y formación.
Los expertos recomiendan no esperar al último momento: revisar desde ya los programas en uso, consultar con los proveedores tecnológicos y planificar la transición con tiempo.